Состав проверяющих. В решении должны быть перечислены все сотрудники, которые придут. Если пришло пять человек, а в решении указано трое — двое лишних остаются за порогом .
Период проверки. По общему правилу проверяют не более трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения. Но с 2026 года добавилось важное изменение: могут проверять и налоговые периоды текущего года, завершившиеся до даты решения .
Предмет проверки. Какие именно налоги проверяют? Если НДС, то документы по НДФЛ они требовать не вправе (только если это не связано косвенно).
Отдельно про удостоверения:
Сверьте ФИО и должности с решением. Все должны совпадать .
Посмотрите на срок действия — он не должен истечь на момент проверки .
Если участвуют сотрудники полиции (бывает при подозрении на уголовные дела), у них тоже должны быть удостоверения и основания для участия.
Если что-то не так: У вас есть право не допустить проверяющих. Но делайте это вежливо и с указанием причины: «Извините, но ваша фамилия не указана в решении. Я не могу вас впустить, пока этот вопрос не прояснится».
Документы в порядке? Отлично. Теперь включайте режим «осознанная организация».
Быстро оповестите (по внутренней связи, в мессенджер, шепотом):Шаг 1. Сообщите ключевым сотрудникам.
Генерального директора.
Главного бухгалтера.
Юриста (если есть).
Секретаря на ресепшене.
Охрану.
Это должен быть один человек (обычно главбух или финансовый директор), который будет:Шаг 2. Назначьте ответственного за сопровождение.
Встречать все запросы.
Сопровождать инспекторов по офису.
Фиксировать все действия в журнале.
Короткое сообщение: «К нам пришли проверяющие. Все вопросы решаете через [ФИО ответственного]. Без него никаких документов не передавать, на вопросы не отвечать, в кабинеты не впускать».Шаг 3. Предупредите остальных сотрудников.
Это не паранойя. Это защита от случайных ошибок. Испуганный менеджер может ляпнуть лишнего или отдать документ, который вообще не должны были видеть.
У вас должен быть заранее распечатан Журнал учета представителей контролирующих органов (мы его подготовили в Приложении 2, если вы его сохранили).
Достаньте его и приготовьте ручку.
Когда инспекторы зайдут, внесите первую запись прямо при них:
Дата и время прихода.
ФИО каждого проверяющего.
Реквизиты решения.
В конце попросите проверяющих расписаться в журнале. Это законно и создает правильный тон: вы ведете дело профессионально, все под контролем.
Теперь нужно разместить инспекторов.
Правило: им выделяется отдельное помещение (переговорная, кабинет), но не рядом с серверной, бухгалтерией и местом хранения оригиналов документов.